21 kwietnia 2013
Pani Prezes Barbara Borys-Damięcka powitała wszystkich zebranych oraz przedstawiła porządek obrad Walnego Zgromadzenia, który został przyjęty jednogłośnie przez zebranych.

Sprawozdanie z działalności  Zarządu
W dalszej części spotkania Pani Prezes Barbara Borys-Damięcka podsumowała działalność Zarządu w latach 2011 – 2013. Sprawozdanie zostało jednomyślnie przyjęte uchwałą przez zebranych.

Sprawozdanie

Sprawozdanie Komisji Rewizyjnej
Członek Komisji Rewizyjnej – Włodzimierz Nawotka przedstawił sprawozdanie z działalności Komisji za rok 2012 (sprawozdanie za rok 2011 zostało przedstawione na poprzednim Walnym Zebraniu, które odbyło się w roku 2012 w Teatrze Studio), które zostało jednomyślnie przyjęte uchwałą przez zebranych.

Sprawozdanie

Przyjęcie uchwał
W celu przeprowadzenia głosowań nad uchwałami Walnego Zgromadzenia postanowiono wybrać Komisję Skrutacyjną, w skład której weszli: Michał Wojtuś, Joanna Nawrocka, Waldemar Wolański. Skład komisji przyjęto jednogłośnie. Ustalono, że głosowania nad uchwałami będą się odbywały w trybie jawnym.
Jednogłośnie przyjęto uchwały dotyczące zatwierdzenia sprawozdania z działalności Zarządu za lata 2011-2013 i z działalności Komisji Rewizyjnej w roku 2012  oraz zatwierdzenia bilansu za rok 2012, zatwierdzenia wyniku finansowego za rok 2012 i  zatwierdzenia budżetu na rok 2013.
Przyjęto również uchwały przyznające absolutorium Prezesowi i Członkom Zarządu.

Jednogłośnie przyjęto uchwały dotyczące składu Zarządu i Komisji Rewizyjnej w kolejnej kadencji w latach 2013 – 2015. Podjęto uchwałę, że w skład Zarządu wejdzie, tak jak dotychczas, sześciu członków i prezes, a w Komisji Rewizyjnej trzech członków.

Wybory Prezesa i Członków Zarządu SDT
Zebrani w głosowaniu tajnym wybrali Prezesa, Członków Zarządu i Członków Komisji Rewizyjnej. Prezesem ponownie została Barbara Borys-Damięcka, która uzyskała poparcie 38 głosujących (w głosowaniu udział brało 40 uprawnionych; głosów ważnych oddano 39, a za BBD głosowało 38 osób).

W głosowaniu na Członków Zarządu wzięło udział 42 członków Stowarzyszenia. Kandydaci w głosowaniu otrzymali następującą liczbę głosów: Adam Orzechowski – 19 głosów, Arkadiusz Klucznik – 35 głosów, Paweł Szkotak – 35 głosów, Roman Osadnik – 36 głosów, Ryszard Markow – 38 głosów, Dariusz Miłkowski – 35 głosów, Bartosz Zaczykiewicz – 22, Dariusz Wiktorowicz – 13, Jacek Strama – 10 głosów.
W skład Zarządu weszli: Arkadiusz Klucznik, Paweł Szkotak , Roman Osadnik, Ryszard Markow, Dariusz Miłkowski, Bartosz Zaczykiewicz.

W głosowaniu na Członków Komisji Rewizyjnej wzięło udział 42 członków Stowarzyszenia. Kandydaci w głosowaniu otrzymali następującą liczbę głosów:
Wiktor Herzig – 37 głosów, Joanna Nawrocka- 31 głosów, Włodzimierz Nawotka – 31 głosów, Igor Michalski – 15 głosów
W skład Komisji Rewizyjnej weszli: Wiktor Herzig, Joanna Nawrocka, Włodzimierz Nawotka.

W związku z tym, że na Walnym Zgromadzeniu zebrało się kworum Członków Stowarzyszenia, pojawiły się dwa wątki dotyczące zmian w statucie – pierwszy dotyczył określenia zasad wyboru członków i prezesa Zarządu oraz członków Komisji Rewizyjnej, drugi – zmiany siedziby Stowarzyszenia (z Wrocławia na Warszawę).
Przyjęto uchwałę w sprawie zmiany statutu Stowarzyszenia dotycząca zmiany siedziby Stowarzyszenia. Nową siedzibą Stowarzyszenia będzie Warszawa.

Po przerwie ogłoszono informację o ukonstytuowaniu się Zarządu – Prezes – Barbara Borys-Damięcka, Wiceprezesi – Ryszard Markow i Paweł Szkotak, Skarbnik – Arkadiusz Klucznik, Sekretarz – Roman Osadnik, Członkowie – Dariusz Miłkowski, Bartosz Zaczykiewicz
Komisja Rewizyjna: Wiktor Herzig – przewodniczący, Joanna Nawrocka i Włodzimierz Nawotka – Członkowie Komisji

Wolne wnioski
W ostatniej części obrad w dniu 21 kwietnia br., zebrani przekazywali tematy i zagadnienia, którymi powinien zająć się Zarząd podczas kolejnej kadencji:

- propozycja przygotowania biuletynu dla urzędników samorządowych, zawierającego informacje dotyczące kosztów produkcji spektakli czy koszta prowadzenia teatru
W odpowiedzi Zarząd zaproponował spotkanie na szczeblu przedstawiciele teatrów z przedstawicielami samorządów oraz podjęcie próby przygotowania biuletynu, który będzie zawierał powyższe informacje.

- kontrakt dyrektorski – jak wyglądało wprowadzenie tej zmiany w różnych rejonach kraju i jak funkcjonują teatry po wprowadzeniu tych zmian; propozycja zebrania wszystkich kontraktów dyrektorskich i poddania ich wnikliwej analizie.

- propozycja przekształcenia SDT na Stowarzyszenie Teatrów Polskich
większość zebranych odrzuciła taką propozycję jako bezzasadną, ponieważ wszystkie zgłaszane sugestie, czym takie stowarzyszenie powinno się zajmować, są już w naszym statucie. A to oznacza, że Stowarzyszenie Dyrektorów Teatrów zajmuje się nie tylko osobami zajmującymi stanowiska dyrektorskie, ale także warunkami pracy i wynagradzania pracowników teatrów oraz zgłaszanie postulatów w tym zakresie,

- propozycja przeprowadzenia szkoleń w zakresie zamówień publicznych, zarządzenia ryzykiem i kontrola zarządcza
Zarząd zobligował się do przygotowania takiego szkolenia.

Pod koniec spotkania Dyrektor Paweł Łysak opowiedział o działalności Rady ds. Instytucji Artystycznych, która została powołana przez Ministra Kultury Bogdana Zdrojewskiego pod koniec roku 2012. W składzie rady znalazło się 20 osób reprezentujących instytucje kultury z różnych regionów Polskich. Rada ma pośredniczyć w wyjaśnieniu nieporozumień na linii instytucje kultury – urzędnicy samorządowi oraz pomóc znaleźć rozwiązania. Przewodniczącym Rady jest właśnie dyr. Paweł Łysak.
W wyniku problemów zgłaszanych przez dyrektorów teatrów, pojawiły się trzy zagadnienia, które należałoby przedstawić Radzie ds. Instytucji Artystycznych:
a. duża rozbieżność w zarządzaniu teatrami przez samorządy w różnych rejonach Polski
b. bardzo indywidualne podpisywanie umów z dyrektorami – brak jednolitego formatu
c. dalekosiężne oczekiwania ze strony samorządów względem dyrektorów, przy braku zabezpieczenia finansowego na tak długi czas

- zasady członkowstwa i współpracy z grupą Perle – propozycja p. Warcisława Kunca

Pani Prezes przedstawiła zebranym propozycję nadania tytułu Członka honorowego Pani Krystynie Meissner. Pan Paweł Szkotak rekomendował kandydaturę, przytaczając dokonania zawodowe Pani Meissner, w szczególności podkreślając stworzenie festiwali KONTAKT i DIALOG, które miały ogromne znaczenie dla całego środowiska teatralnego.
Uchwała dotycząca nadania tytułu członka honorowych Pani Krystynie Meissner została przyjęta większością głosów.
Na koniec dyr. Bogusław Nowak przedstawił zestawienie ilości grantów jakie otrzymały teatry rządowe od MKiDN. W trakcie omówienia tego problemu, dyrektorzy uzmysłowili sobie znikomą ilość grantów przyznawanych teatrom samorządowym. Zarząd postanowił zwrócić się z pismem do MKiDN przedstawiając rezultaty tej ankiety>

Pani Prezes zamknęła pierwszy dzień obrad.

22 kwietnia 2013
W drugim dniu Zarząd powrócił do tematu wydania biuletynu. Pojawiło się wiele różnych głosów, dotyczących zasadności a także formy w jakiej miałby być wydawany biuletyn. Najważniejsze to ustalić cele i założenia tego wydawnictwa. Stworzyć grupę osób, która to opracuje. W związku z wątpliwościami kilku dyrektorów dotyczącymi idei wydawania takiego biuletynu, dyrektor Jacek Schoen i dyrektor Bogusław Nowak zobowiązali się do przygotowanie numeru zerowego do wewnętrznego użytku, który pozwoli określić czy takie wydawnictwo jest potrzebne.

Pani Prezes Barbara Borys-Damięcka poinformowała zebranych o projekcie 250-lecia teatru publicznego w Polsce organizowanego przez Instytut Teatralny im. Zbigniewa Raszewskiego w Warszawie na zlecenie MKiDN. W roku 2015 Instytut chce przedstawić całą historię polskiego teatru publicznego w formie multimedialnej, dlatego już dziś Pani Prezes poprosiła zebranych o zaangażowanie się w obchody tego jubileuszu.
Kolejną kwestią, którą poruszył Zarząd była nagroda dla dyrektora ufundowana przez Stowarzyszenie za wyjątkowe osiągnięcia.

W drugiej części obrad odbyła się debata dotycząca zasad współpracy Teatrów z agencjami autorskimi – problemy, umowy licencyjne, negocjacje, tantiemy. W debacie udział wzięli: Andrzej Kuśmierczyk – ZAiKS, Michał Komar – ZAiKS, Małgorzata Semil – ZaiKS, Elżbieta Manthey – Agencja ADiT.
Na wstępie zaproszeni goście przedstawili działalność agencji, które reprezentowali.
Dyrektorzy teatrów zwracali się z pytaniami i problemami, dotyczącymi uzyskania licencji. Pojawiło się również zapytanie o możliwość druku lub publikacji, Przynajmniej raz w roku, wykazu autorów reprezentowanych przez ZAiKS.
W odpowiedzi ZAiKS poinformował, że  właśnie prowadzi prace nad nową stroną, na której zostaną zamieszczone informacje dotyczące utworów i autorów chronionych przez ZAiKS. Strona ma zacząć funkcjonować od lipca tego roku.
Kolejne ważne kwestie poruszane przez dyrektorów to:
- bardzo duże stawki tantiem dla teatrów muzycznych, które często dochodzą nawet do 25%;
- brak udziału teatrów w negocjacjach stawek tantiem, ilości obowiązkowych spektakli – w związku z tym, teatry prowadzą bezpośrednie negocjacje z agencjami zagranicznymi;
- opóźnione umowy licencyjne – umowy przysyłane są po premierze spektaklu, a co za tym idzie teatr nie znając warunków umowy, często nie może sprostać wymaganiom wynikającymi z ich treści;
- jakie są zasady chronienia utworów? – członkowie ZAiKSu nie mogą wyłączyć pojedynczych utworów z ochrony. Natomiast mogą powierzyć jedynie pewne pola eksploatacji – np. jedynie radio i telewizję. Druga forma współpracy z ZAiKSem polega na ochronie jedynie wyszczególnionych utworów, ale dotyczy to wyłącznie osób, które nie są członkami ZAiKSu.
- brak przepływu informacji
- brak opieki i pomocy ze strony ZAiKSu w negocjacjach warunków umów licencyjnych.
Podsumowując najważniejsze postulaty to:
- publikacja listy autorów i utworów chronionych przez agencje autorskie.
- uczestniczenie teatrów jako strony w procesie negocjacyjnym przy określaniu warunków umowy licencyjnej.
- przygotowanie informacji wstępnej dla teatru, w której zostaną określone wymogi umowy licencyjnej
- zwiększenie przepływu informacji.
- kontynuacja spotkań na płaszczyźnie dyrektorzy teatrów przedstawiciele agencji autorskich i ZAiKSu.

Podsumowując Pan Andrzej Kuśmierczyk podziękował za zgłoszone problemy, które pomogą usprawnić współpracę między ZAiKSem a teatrami. Zaproponował również kolejne spotkanie w drugiej połowie roku.
Pani Elżbieta Manthey, przekazała zebranym ankietę, która miała przybliżyć oczekiwania teatrów względem agencji. Wszyscy zgromadzeni otrzymali również katalog sztuk, na które Agencja ADiT ma prawa.

Pani Prezes podziękowała gościom i zebranym oraz zamknęła obrady Walnego Zebrania W Radziejowicach.